SISTEMA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

El Sistema de Administración Gubernamental, es un desarrollo inteligente que cumple con las funcionalidades de orden normativo y asegura la confiabilidad, consistencia y flexibilidad como atributos de calidad. Representa una solución orientada a la satisfacción de necesidades de información financiera de los entes públicos. Cumple con todos los lineamientos establecidos por la Ley General de Contabilidad Gubernamental y reduce los riesgos que considera el marco jurídico que dio pie al Sistema Nacional Anticorrupción. Está conformado por el conjunto de registros, procedimientos, criterios e informes, estructurados sobre la base de principios técnicos comunes destinados a captar, valuar, registrar, clasificar, informar e interpretar, las transacciones, transformaciones y eventos que, derivados de la actividad económica, modifican la situación patrimonial del gobierno y de las finanzas públicas de las entidades.

Por lo tanto y con fundamento en los Artículos 1, 4, 7, 16, 17, 18, 19, 23 al 32, 44, 46, 47, 52, 53, entre otros, de la Ley General de Contabilidad Gubernamental (LGCG); los criterios, procedimiento, catálogos y acuerdos aprobados por el Consejo Nacional de Armonización Contable; los criterios del Sistema Nacional Anticorrupción; el Sistema Nacional de Fiscalización; las nuevas facultades de la Auditoría Superior de la Federación relacionadas a las auditorías en tiempo real y el buzón digital; y atendiendo las legislaciones locales de fiscalización y rendición de cuentas, se desarrolló el Sistema de Administración Gubernamental, como una herramienta informática que permite de una manera integral, tener un registro sistemático de las actividades que se derivan del proceso de la operación cotidiana de los tres órdenes de gobierno, de entidades y órganos centralizados y descentralizados, así como de los organismos autónomos, estandarizando y mejorando la rendición de cuentas, mediante un registro en tiempo real y seguimiento de toda la información que se genera en cada una de las entidades públicas. 

Garantiza un mejor control interno y acceso de información en tiempo real de todas las áreas operativas y gerenciales del organismo, mejora la toma de decisiones a nivel gerencial, delimita las áreas de oportunidad y responsabilidad en todos los niveles, deja una huella digital de todas las operaciones de cada usuario al nivel que se determine.

El objetivo principal del Sistema de Administración Gubernamental es representar una solución integral avanzada, basada en las mejores prácticas nacionales e internacionales de contabilidad, pero sobre todo cumplir en su operación y funcionamiento con las normas y lineamientos emitidos por el Consejo Nacional de Armonización Contable (CONAC) y demás disposiciones de la Ley General de Contabilidad Gubernamental (LGCG), además de contar con una arquitectura de software e innovación tecnológica que garantiza eficacia, eficiencia, economía, calidad y seguridad en todas las etapas de su operación.

El Sistema de Administración Gubernamental cumple con:

· Reflejar la aplicación de los Postulados Básicos, normas contables generales y específicas e instrumentos que ha establecido el Consejo Nacional de Armonización Contable (CONAC), hasta la fecha; 

· Facilitar el reconocimiento de las operaciones de ingresos, gastos, activos, pasivos y patrimonio de la entidad; 

· Integrar en forma automática el ejercicio presupuestario con la operación contable, a partir de la utilización del ingreso y del gasto devengado; 

· Permitir que los registros se efectúen considerando la base acumulativa para la integración de la información contable y presupuestaria; 

· Reflejar un registro congruente y ordenado de cada operación que genere derechos y obligaciones derivados de la gestión económico-financiera de la entidad; 

· Generar en tiempo real, estados financieros, de ejecución presupuestaria y toda la información requerida que coadyuve a la toma de decisiones, a la transparencia, a la programación-presupuestación con base en resultados, a la evaluación y a la rendición de cuentas;

· Facilitar el registro y control de los inventarios de los bienes muebles e inmuebles de los entes públicos, asegurando el control patrimonial y la observancia de las reglas de operación en materia de gestión de recursos y generación de la información correspondiente. 

· Proveer información suficiente para solventar necesidades de orden operativo, táctico y de mandos directivos, en el marco de la Ley y atendiendo los requerimientos de la gestión multinivel. 

· Garantizar la confidencialidad, integridad, autenticación y disponibilidad del procesamiento de datos y su almacenamiento, con metodologías, herramientas y mecanismos de seguridad acorde a los estándares internacionales (ISO, BS, COBIT, ITIL, entre otros). 

· La contabilización de las transacciones de gasto se hace conforme a la fecha de su realización, independientemente de su pago.

· El registro de las etapas del presupuesto se efectúa en las cuentas contables, que para tal efecto estableció el CONAC, las cuales reflejan: en lo relativo al gasto, el aprobado, modificado, comprometido, devengado, ejercido y pagado; además se considera un momento adicional que denominamos reservado.

Debemos destacar la importancia que tiene el cumplimiento de la Ley General de Contabilidad Gubernamental (LGCG), para cualquier sistema contable que quiera implementarse en la entidad, una vez que se cumplan con estos requisitos, es relativamente sencillo montar sobre esta base los procesos de planeación con las características y requerimientos específicos del gobierno local. El Sistema de Administración Gubernamental garantiza el registro simultáneo - automático de todas las operaciones en tiempo real, así como la generación de información analítica y estados financieros también en tiempo real. 

Disminuye considerablemente las horas hombre dedicadas a la captura de información y conciliaciones manuales, permitiendo dedicar más tiempo a la revisión y auditoria de procesos. Hace más eficiente y eficaz el proceso administrativo del ejercicio del presupuesto público y la integración de su respectiva cuenta pública.

Geográficos

Este módulo considera los catálogos del INEGI con la finalidad de facilitar la clasificación de los catálogos donde es necesario su georeferencia, y se usará en los catálogos de la entidad, de proveedores, personal y en aquellos aspectos que se consideren convenientes identificar la ubicación. El módulo contiene los siguientes apartados: países, estados, municipios, localidades y colonias.

Ente

La finalidad es contar con los parámetros propios de la entidad y ligarlo a los niveles de desagregación del clasificador de estructura administrativa de acuerdo con las necesidades de operación y registros particulares de cada entidad. Este módulo considera la información relativa a: La entidad; tres niveles administrativos de la estructura organizacional; catálogo de puestos y personal.

Clasificadores

Se cuenta con la estructura de catálogos de los principales clasificadores que determina el CONAC, cuya función será agrupar a través de estos parámetros: los presupuestos de ingresos y egresos; además, esta estructura forma parte fundamental de las cuentas contables que intervienen en la matriz de conversión de las cuentas de ingreso, gasto, presupuestales, activo y almacén. Los clasificadores son: 

 Ingresos:- rubro, tipo, clase, concepto

 Estructura administrativa: ente, dirección, departamento

 Estructura programática: programa, subprograma, proyecto

 Objeto del gasto: capitulo, concepto, partida: genérica, especifica y subpartida

 Fuentes de financiamiento: recursos propios, recursos federales. 

 Estructura funcional: finalidad, función, subfunción, actividad

 Tipo de gasto: corriente, capital, deuda.

Contabilidad

Este módulo es uno de los núcleos del sistema donde recae toda la información y registros generados por las áreas operacionales; se da de forma simultánea en tiempo real e integral.  Para lograr esta función el sistema cuenta con varias pantallas de configuración donde se parametrizan y se unen  los diferentes clasificadores mencionados anteriormente. 

Los funcionarios públicos que operan cada uno de los módulos no necesitan tener conocimientos en contabilidad gubernamental, ya que en la configuración inicial del sistema se vinculan todas las operaciones con la parte administrativa, contable, presupuestal y de estados financieros. Así que desde que se registra una requisición por cualquier concepto se afecta en tiempo real la parte contable, presupuestal, financiera y por lo tanto se ve reflejada en los estados financieros del organismo.

Presupuesto

Permite una visión clara  desde el presupuesto inicial, hasta la ultima operación realizada en el sistema de cada cuenta en tiempo real. Permitiendo tomar las mejores decisiones en tiempo real. No requiere conciliaciones manuales adicionales de cualquier tipo.

Los presupuestos de egresos e ingresos, debidamente calendarizados y autorizados por él H. Congreso, son el inicio de la operación de este módulo. 

Las afectaciones a los presupuestos  se controlan por unidad administrativa (centro de costo); y al igual que en el modulo de contabilidad la generan las áreas operativas. Se cuentan con Transferencias, ampliaciones y reducciones presupuestales para dar suficiencia presupuestal a las requisiciones de los centros gestores de gasto.

Almacén

La recepción de los artículos de stock y no stock, así como el consecuente reconocimiento del pasivo a favor de los proveedores, así como la afectación del momento presupuestal correspondiente, se da desde este módulo de manera oportuna y confiable, evitando discrepancia entre presupuestos y contabilidad, tanto en lo referente a la cuenta de almacén como del pasivo. 

La base de datos se integra del Clasificador Único de las Contrataciones Públicas (CUCoP), tal como lo establece el CONAC.

Inventario (Patrimonio)

Cuenta con un módulo para la administración de los bienes muebles inventariables.

Control de Pagos

Este módulo recibe, sistematiza y autoriza los pagos, previa revisión que se haga del cumplimiento de los requisitos contractuales o normativos para su liquidación. la póliza que se genera, afectará el momento presupuestal mediante el “Ejercido”.

Tesorería 

El módulo prevé la administración de la calendarización y emisión de los pagos de los compromisos contraídos por el ente; para esta acción, considera las  diferentes modalidades de pago como son cheques y transferencias.

La administración del cheque, desde su formato (adaptado a las características de cada banco), también contempla los siguientes estatus: la impresión-emisión, entrega a beneficiario, cobrado, cancelado, pendiente por comprobar, y guardado en contabilidad.

En transferencias, permite organizarlas de forma agrupada y da la facilidad de generar los respectivos layouts de acuerdo a las características de cada banco.

Cuenta con los movimientos comunes de tesorería. Afecta Momento del Pagado.

Adquisiciones 

Captura todas las requisiciones y pedidos que se formalizan para la adquisición de bienes, integrándose a la base de datos con todas las referencias para identificar: partidas, centros de costos, programas, subprogramas, proyectos, fuentes de financiamiento, así como la descripción de los bienes y servicios y algunas condiciones adicionales de compra.

El área responsable de las adquisiciones con toda la información anterior, está capacitada para el registro oportuno del momento presupuestal correspondiente. Creando el catálogo de proveedores.

Ingresos

Para el registro de los ingresos provenientes de la federación o estado.

Interfaz de nómina 

Contiene un espejo de los catálogos y pantallas que intervienen en el cálculo de la nómina , esto es con el fin de ir a la base de datos dónde se encuentran cada una de las nóminas calculadas y extrae dicha información. Se genera una solicitud de suficiencia presupuestal, la cual es validada y afectada para su contabilidad, generando la póliza correspondiente.

Viáticos, comprobación y gestión de pasajes.

Registra de manera personal los oficios de comisión y viáticos del personal, generando de manera simultánea y en tiempo real los registros contables y presupuestales. Además de administrar y permitir a cada funcionario realizar la comprobación de los viáticos en el sistema.

Obra Pública

Controla todo el proceso administrativo de la obra pública, desde el acta de priorización, programación del recurso, seguimiento de contratos, avances de obra y estimaciones correspondientes.

Cumple con todos los lineamientos establecidos por la Ley General de Contabilidad Gubernamental, ya que el Sistema de Administración Gubernamental está conformado por el conjunto de registros, procedimientos, criterios e informes, estructurados sobre la base de principios técnicos comunes destinados a captar, valuar, registrar, clasificar, informar e interpretar, las transacciones, transformaciones y eventos que, derivados de la actividad económica, modifican la situación patrimonial del gobierno y de las finanzas públicas de las entidades, asegurando que la solución cumple con:

·  Reflejar la aplicación de los Postulados Básicos, normas contables generales y específicas e instrumentos que ha establecido el Consejo Nacional de Armonización Contable (CONAC), hasta la fecha; 

·  Facilitar el reconocimiento de las operaciones de ingresos, gastos, activos, pasivos y patrimonio de la entidad; 

·  Integrar en forma automática el ejercicio presupuestario con la operación contable, a partir de la utilización del ingreso y del gasto devengado; 

·  Permitir que los registros se efectúen considerando la base acumulativa para la integración de la información contable y presupuestaria; 

·  Reflejar un registro congruente y ordenado de cada operación que genere derechos y obligaciones derivados de la gestión económico-financiera de la entidad; 

·  Generar en tiempo real, estados financieros, de ejecución presupuestaria y toda la información requerida que coadyuve a la toma de decisiones, a la transparencia, a la programación-presupuestación con base en resultados, a la evaluación y a la rendición de cuentas; 

·  Facilitar el registro y control de los inventarios de los bienes muebles e inmuebles de los entes públicos, asegurando el control patrimonial y la observancia de las reglas de operación en materia de gestión de recursos y generación de la información correspondiente. 

·  Proveer información suficiente para solventar necesidades de orden operativo, táctico y de mandos directivos, en el marco de la Ley y atendiendo los requerimientos de la gestión multinivel. 

·  Garantizar la confidencialidad, integridad, autenticación y disponibilidad del procesamiento de datos y su almacenamiento, con metodologías, herramientas y mecanismos de seguridad acorde a los estándares internacionales (ISO, BS, COBIT, ITIL, entre otros). 

·  Facilita la toma de decisiones con información veraz, oportuna y confiable, integra estadísticas y gráficos en tiempo real, todo tendiente a optimizar el manejo de los recursos de la entidad; 

·  Emite, integra y consolida los estados financieros en tiempo real, garantizando la integridad de la información y el gobierno de datos, además produce todos los reportes internos y de control de las operaciones de la entidad; 

·  Permite la adopción de políticas para el manejo eficiente del gasto, orientado al cumplimiento de los fines y objetivos de la entidad; 

·  Asegura un esquema integral de gobierno de datos ágil y eficaz para aumentar el rendimiento de la herramienta, mejorar la eficacia operativa, gestionar mejor los riesgos y cumplir la normatividad vigente; 

·  Registra de manera automática, armónica, delimitada, específica y en tiempo real, las operaciones contables y presupuestarias propiciando con ello, el registro único, simultáneo, homogéneo y en total correspondencia e integridad con todos los registros auxiliares o pormenorizados; 

·  Atiende requerimientos de información interna de la entidad, así como requerimientos de los entes reguladores, órganos internos y externos de control y en general todo tipo de requerimientos financieros solicitados a la entidad;

·  Atiende requerimientos de información interna de la entidad, así como requerimientos de los entes reguladores, órganos internos y externos de control y en general todo tipo de requerimientos financieros solicitados a la entidad;

·  Facilita el reconocimiento, registro, seguimiento, evaluación y fiscalización de las operaciones de ingresos, gastos, activos, pasivos y de orden patrimonial de la entidad, con mecanismos perfectamente establecidos de las depreciaciones y amortizaciones al nivel requerido por la normatividad; 

·  Posibilita el seguimiento técnico-documental a los registros financieros para su trazabilidad y rastreabilidad, evaluación y fiscalización, el uso de identificación y etiquetado con códigos de barras, bidimensionales QR, entre otros; 

·  Facilita una efectiva transparencia en la rendición de cuentas; 

·  Integra en forma modular y flexible las interfaces para el uso y aprovechamiento de la mayoría de los aplicativos ya existentes en la entidad (aplicativo de nóminas, control de almacenes, inventarios, caja, entre otros), facilitando el proceso de migración, 

·  Ofrece seguridad en todos los niveles, solventando de manera integral y en forma específica los requerimientos de la entidad, en: 

o  Confidencialidad: la información no se pone a disposición ni se revela a individuos, entidades o procesos no autorizados. 

o  Integridad: mantenimiento de la exactitud y completitud de la información y sus métodos de proceso. 

o  Disponibilidad: acceso y utilización de la información y tratamiento de la misma por parte de los individuos, entidades o procesos autorizados cuando lo requieran. 

·  Respalda la gestión del conocimiento de la entidad, tornándola en una organización inteligente que aprende de manera continua para alcanzar resultados progresivos. 

·  Sirve a la optimización de los procesos. 

·  Permite simultáneamente una visión con sentido unitario y orientación global de la forma, cuantía y efectividad con la que se emplean los recursos como base del análisis de resultados y la evaluación de la gobernabilidad, empleando indicadores diseñados ex profeso. 

·  Apoya el desarrollo y efectividad de la capacidad predictiva presupuestal y financiera. 

·  Proporciona a la sociedad a través de los medios dedicados a este fin, los elementos sobre la gestión pública para evaluar a través de la conciencia ciudadana, la pertinencia en el manejo del patrimonio social. 

·  Sustenta la gestión de financiamiento vía empréstitos en equilibrio con la capacidad de pago y endeudamiento de la entidad. 

·  Constituye una inversión que se integra al patrimonio institucional de la entidad, pues se desarrolla un bien intangible capitalizable. 

El Sistema de Administración Gubernamental cuenta con su registro en la Dirección General de Derechos de Autor.